Conditions générales de prestations

Préambule

Les présentes conditions régissent les rapports entre notre société, TopoVideo, et ses Clients, dans le cadre de la réalisation de nos prestations. Tout autre document émis par TopoVideo et notamment catalogues, prospectus, publicités, n’ont qu’une valeur informative et indicative.
Les présentes conditions générales de prestations sont valables pour toutes nos offres, travaux et livraisons. Elles régissent les relations contractuelles entre TopoVideo et son Client et prévalent sur toute autre condition figurant dans tout autre document. Il ne sera admis aucune dérogation, sauf accord préalable et écrit de TopoVideo et du Client.

Article 1 : Description des prestations de service

Les prestations de service fournies par TopoVideo sont essentiellement des services de réalisations et de promotions de vidéos à destination des entreprises, des collectivités, des associations et sociétés de production télévisuelles et cinématographiques.

Article 2 : Objet et devis

Les prestations effectuées par TopoVideo ont pour objet la mission définie au devis ou aux conditions particulières établis par TopoVideo, venant compléter les présentes conditions générales de prestations, éventuellement complétées par un document intitulé « cahier des charges » annexé au contrat et en faisant partie intégrante.
Le devis ou les conditions particulières sont négociés entre les parties et comportent la désignation et le type de prestations déterminés à partir de la demande exprimée par le Client, les tarifs, les délais et les clauses particulières.
Sauf stipulation contraire la durée de validité du devis ou des conditions particulières est de un mois.
La signature du devis ou des conditions particulières par le Client, accompagné de l'acompte éventuellement convenu, vaut accord du Client sur les prestations mentionnées au devis.
Aucune annulation totale ou partielle ou modification quantitative ou qualitative du devis ou des conditions particulières ne peut être acceptée sans accord écrit des parties. Elles pourraient, en cas d’acceptation expresse, donner lieu à une modification des prix tarifés et déterminerait de nouveaux délais d’exécution.
Le bénéfice du devis ou des conditions particulières est rigoureusement personnel au Client et ne peut être cédé sans l’accord de TopoVideo. TopoVideo se réserve le droit, en tant qu’entreprise indépendante, de sous-traiter tout ou partie du devis ou des conditions particulières.

Article 3 : Engagements

3.1 TopoVideo s'engage à réaliser, conformément aux lois et règlements en vigueur, les obligations définies dans le devis ou les conditions particulières. Les obligations contractées par TopoVideo sont des obligations de moyens.

TopoVideo s’engage à mener la tâche qu’il lui est confié, conformément aux règles de l’art, et constituera à cet effet l’équipe nécessaire à la réalisation de la mission.

Si la vidéo nécessite un tournage, le Client s’engage, sous sa seule responsabilité, à obtenir l’accord de ses figurants et/ou participants quant à l’utilisation de leur droit à l’image. Si certaines personnes ne tenaient absolument pas à être filmées, le Client s’engage à en informer immédiatement TopoVideo.

3.2 Le Client contracte à l'égard de TopoVideo une obligation d'information et s'engage notamment à transmettre par écrit tout document ou renseignement utile permettant la réalisation des prestations de TopoVideo. Ces informations doivent être suffisamment explicites pour permettre à TopoVideo de réaliser ses prestations conformément aux besoins du Client. En tout état de cause, le Client demeure responsable du contenu et de l’exactitude des informations qu’il transmet à TopoVideo.

L’ensemble des engagements visés dans le devis ou les conditions particulières ne pourra être réalisé qu’en collaboration étroite avec le Client et en fonction des informations qui seront communiquées à TopoVideo par ce dernier. Le Client s’engage par conséquent à tout mettre en œuvre pour faciliter sa disponibilité à l’égard de TopoVideo, afin de permettre à cette dernière de réaliser lesdites missions dans les meilleures conditions.

Si au cours de la réalisation des prestations, le Client est sollicité par TopoVideo pour donner son accord, il doit faire connaître sa réponse dans les 48 heures suivant cette information. A défaut de réponse dans ce délai, les retards et surcoûts éventuels seront imputables au Client.

3.3 Les parties considéreront comme strictement confidentiel, toute information, document donnée ou concept dont elles pourront avoir connaissance à l’occasion des présentes. Toutefois elles ne sauraient être tenues pour responsable d’aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de la divulgation ou si elles en avaient connaissance ou les obtenaient de tiers par des moyens légitimes.

3.4 Les parties exécuteront leurs obligations en toute indépendance et feront leur affaire personnelle de toutes les obligations et formalités qui résulteront de leur activité et, notamment, des obligations et formalités administratives, sociales et fiscales. Le personnel de TopoVideo, chargé d’exécuter les prestations, restera placé sous la responsabilité hiérarchique et technique de TopoVideo.

Article 4 : Entrée en vigueur, durée et résiliation

Les obligations entrent en vigueur à la date de signature du devis ou des conditions particulières. Le devis est conclu pour la durée nécessaire à la fourniture services, jusqu’à l’extinction des obligations dues par TopoVideo.

Un calendrier de réalisation pourra être spécifié au devis.

En cas de manquement grave des parties à l’une de leurs obligations mises à sa charge au titre des présentes, l’autre partie pourra résilier le devis, de plein droit, après l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet pendant un délai de 30 jours. En cas de résiliation à l’initiative du client ou du fait d’une faute de ce dernier, le client sera alors redevable, à titre de clause pénale, du montant total des sommes restant dues jusqu’à l’expiration du terme.

Article 5 : Principes et fonctionnement

5.1 La réalisation d’une TopoVideo est structurée en quatre étapes types :

  • Script - Ecriture du script par le Client ou les équipes TopoVideo
  • Storyboard - Choix du style et proposition du storyboard
  • Réalisation - Choix de la voix off et des musiques
  • Finalisation - Montage final de la vidéo

5.2 Afin d’améliorer la qualité de la prestation et de répondre au mieux aux attentes du Client, chaque étape fait l’objet d’allers / retours entre TopoVideo et son Client.

Un aller-retour est constitué initialement par l’envoi d’un projet au Client. Ce dernier a la possibilité de demander des modifications relatives à l’élément envoyé qui devra être mis à jour par TopoVideo, dans les limites des prestations convenues au devis.

Tous ces allers retours devront être effectués par mail.

5.3 Au sein des deux premières étapes définis à l’article 5.1, le projet pourra faire l’objet, au maximum, de deux allers / retours et d’une version finale. Pour la quatrième, seulement un aller / retour sera possible.

Il convient de noter que les allers retours ne sont plus possibles une fois une étape finalisée.

En cas d’aller-retour supplémentaire, sauf faute de TopoVideo, les retards et surcoûts éventuels seront imputables au Client.

Article 6 : Dispositions relatives à l’enregistrement de la Voix Off

La Voix Off d’une TopoVideo est réalisée par un prestataire enregistrant en studio spécialisé.

Compte tenu des modalités d’exécution de cette prestation, le devis est toujours établi sur la base d’un enregistrement, après validation du texte de la Voix Off par le Client.

Afin d’assurer la qualité du premier enregistrement il est possible pour le Client, selon le prestataire, de venir y assister afin que celui-ci réponde au mieux à ses attentes.

Il est possible, avec accord expresse de TopoVideo, de procéder à plusieurs modifications de la Voix Off sous condition d’une facturation supplémentaire suivant les modalités définies dans le devis.

Article 7 : Choix du style de dessin

TopoVideo dispose d’une large gamme de style de dessins. Dans un souci de personnalisation évident, il est possible pour le Client de demander à TopoVideo de lui communiquer une liste comprenant les différentes réalisations que TopoVideo est en capacité de réaliser.

Toutefois, le Client pourra suggérer à TopoVideo un style “hors liste“ dont la possibilité de réalisation sera laissée à l’appréciation de cette dernière et de ses équipes de réalisation.

Article 8 : Exclusivité et non-débauchage

8.1 Le Client s’engage à recourir, pendant toute la durée du devis, exclusivement à TopoVideo relativement aux prestations en lien direct ou indirect avec son exécution, ses suites et conséquences.

8.2 Le Client s'engage à ne pas solliciter les personnels ou partenaires de TopoVideo affectés à la réalisation du devis, et au-delà pendant une année à compter leur terme, quel qu'en soit le motif.

Article 9 : Délais

9.1 Les délais d’exécution des prestations de service sont donnés à titre indicatif, sauf engagement exprès et écrit de TopoVideo sur des dates fermes. A défaut d’un tel engagement, les dépassements de délai ne peuvent donner lieu à dommages-intérêts, retenue ni à annulation des commandes en cours, sauf faute grave de la part de TopoVideo. En tout état de cause délai, de réalisation des prestations court à compter de la réception des documents visés au devis et à compter du versement de l’acompte éventuel.

D’une manière générale, TopoVideo s’engage à informer le Client dans les meilleurs délais de toutes les difficultés prévisibles ou rencontrées dans l'exécution des obligations qui lui sont confiées. TopoVideo est autorisée à réaliser ses prestations de façon globale ou partielle.

9.2 En tout état de cause, en cas de non-respect des obligations du Client, TopoVideo se réserve le droit de suspendre l’exécution de ses prestations. Si la réalisation des prestations est retardée pour une cause dépendant de la volonté du Client, TopoVideo décline toute responsabilité subséquente à ce retard qui ne pourra jamais de convention expresse, donner lieu à indemnités.

Article 10 : Livraison

Sous réserve du parfait paiement du prix des prestations commandées, TopoVideo enverra la vidéo au Client via un lien de téléchargement, à l’adresse indiqué dans le devis ou, à défaut, communiqué par le Client sur simple demande de TopoVideo.

Si un délai de livraison est conventionnellement fixé, celui-ci sera automatiquement prolongé dès l’instant où un élément extérieur à TopoVideo l’y oblige (modification des demandes du Client par rapport aux informations transmises à TopoVideo pour l’élaboration du devis, modification du devis initial par le Client, non réception ou envoie tardif des éléments nécessaires à l’exécution des prestations, cas de force majeure...).

Article 11 : Conditions financières et paiement

11.1 Les prix sont ceux en vigueur au moment de la signature du devis. Tous les travaux sont susceptibles de faire l’objet de devis personnalisés.

Les prix s’entendent hors taxe et hors frais annexes éventuels (frais déplacement, …), la TVA étant celle en vigueur au moment de la facturation.

Les prix sont exprimés en euros (EUR) hors taxes (HT) ou toutes taxes comprises (TTC), toutes les commandes doivent être réglées également en euros (EUR).

11.2 Le prix sera déterminé dans le devis et devra être réglé selon les modalités indiquées au devis.

Sauf stipulation particulière mentionnée expressément au devis, le paiement s’effectue de la manière suivante :

  • 50% à la commande (acceptation du devis)
  • 50% à la livraison finale

11.3 Les factures sont payables comptant. Constitue un paiement au sens des présentes conditions, non pas la simple remise d'un titre de paiement impliquant une obligation de payer, mais le règlement effectif à l'échéance convenue. Aucun escompte ne sera accordé pour règlement anticipé. Les règlements sont effectués par chèques ou virements.

11.4 En cas de retard de paiement, TopoVideo pourra suspendre toutes les commandes ou prestations en cours, sans préjudice de toute autre voie d'action. Le défaut de règlement à bonne date d’échéance entraînera de plein droit et après mise en demeure préalable à une pénalité de retard au taux d’intérêt pratiqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement  la plus récente majorée de dix points (le taux à prendre en compte est le taux en vigueur au 1er janvier, pour chaque facture émise au 1er semestre et le taux applicable au 1er juillet, pour chaque facture émise au second semestre) et à l’application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sans préjudice du paiement de l’ensemble des frais de justice, d’instance, d’action ou de recouvrement dûment justifiés par TopoVideo. Ces pénalités seront calculées à compter de l’envoi d’une mise en demeure au Client.

En cas de défaut de paiement, les sommes qui seraient dues pour d'autres prestations ou pour toute autre cause deviendront immédiatement exigibles si TopoVideo n'opte pas pour la résiliation des commandes correspondantes.

Article 12 : Responsabilité - Assurance

12.1 L'emploi par le Client des résultats de nos prestations sera fait aux risques et périls du Client. Le Client s’oblige à utiliser le résultat des prestations conformément à la réglementation en vigueur et à respecter l’ensemble de ses obligations légales. TopoVideo ne pourra en aucun cas être tenue responsable des erreurs imputables au Client et des conséquences dommageables de toute décision prise par le Client ou par un tiers désigné par ce dernier. TopoVideo ne pourra de même être tenue pour responsable des projets qu’il aura soumis au Client et au sujet desquels il aura obtenu son accord, notamment en cas d’action en responsabilité.

Le Client renonce à rechercher la responsabilité de TopoVideo en cas de dommages survenus aux fichiers, ou tous documents qui lui auraient été confié, dans les 48 heures suivant leurs livraisons au Client.

TopoVideo ne peut en aucun cas être responsable des défauts des prestations livrées consécutifs à des conditions anormales ou non conformes d’utilisation, de stockage, de conservation… postérieures à leur réception.

Enfin, TopoVideo s’engage à ne pas se substituer au Client  dans les choix stratégiques, marketing ou financiers du Client. TopoVideo ne peut garantir l’impact de ses prestations sur le chiffre d’affaires du Client.

12.2 Lorsque la responsabilité de TopoVideo est engagée à la suite d’une faute prouvée de sa part, la réparation ne s’applique qu’aux seuls dommages directs, personnels et certains que le Client a subi à l’exclusion expresse de la réparation de tous dommages et/ou préjudices indirects et immatériels, tels que les préjudices financiers, atteinte à l’image, …Le montant des dommages et intérêts que TopoVideo peut être amenée à verser dans les conditions précitées est en tout état de cause limité au montant total des prestations convenues dans le devis en cause. Les parties conviennent que la présente clause est acceptée compte tenu du prix négocié entre les parties et au vu des dommages prévisibles du Client en cas de faute de TopoVideo.

12.3 Une partie ne saurait engager la responsabilité de l’autre partie et ses obligations seraient suspendues dans l’hypothèse où surviendrait un cas de force majeure. On entend par cas de force majeure tout événement rendant soit impossible, soit manifestement plus difficile l’exécution d’une obligation en raison du caractère imprévisible ou irrésistible ou extérieur de cet événement, ces trois critères étant alternatifs tels que guerres, émeutes, incendies, inondations, grèves totales ou partielles, paralysies des voies de transports routiers ou autres, ruptures de fourniture d’énergie, blocages des télécommunications et des réseaux informatiques, changement de réglementation, retards ou défaillance dans l’intervention de partenaires extérieurs tels que fournisseurs ou sous-traitants... ainsi que tout autre événement considéré par la loi ou la jurisprudence comme un cas de force majeure. Chaque partie pourra mettre fin aux prestations en cause par lettre recommandée avec accusé de réception dans l’hypothèse où un cas de force majeure se poursuivrait pendant plus de 30 jours. TopoVideo devra alors être dûment réglé de l’ensemble des prestations réalisées et des coûts engagés dans le cadre de l’exécution de ses prestations.

12.4 TopoVideo a souscrit à ses frais les polices d’assurances suffisantes, solvables et nécessaires pour la couverture vis-à-vis des tiers, de sa responsabilité civile et professionnelle de ses faits ou de celui que ses préposés pourraient causer dans le cadre de l’exécution de ses prestations, dans le respect des présentes conditions générales.

Article 13 : Référencement

Le Client reconnaît expressément à TopoVideo le droit de se prévaloir à titre publicitaire de la qualité de prestataire du Client dans tous les documents visant à promouvoir l’activité de TopoVideo auprès des tiers. TopoVideo sera également libre de faire figurer sur ses documents publicitaires ou d'indiquer à tous tiers la dénomination sociale ou tout autre signe distinctif du Client après l'exécution de la commande, sous réserve du respect de l’image de marque du Client et en seul lien avec les prestations réalisées.

TopoVideo conserve, gratuitement, le droit de faire usage du produit fini réalisé pour le Client en application du devis, aux fins d’effectuer, par quelque moyen que ce soit, la promotion de ses services et produits à l’égard des tiers.

Néanmoins, il est possible pour le Client de refuser le référencement de la vidéo dans le catalogue des références de TopoVideo, suivant une référence expresse dans le devis.

Article 14 : Propriété intellectuelle – Données personnelles

14.1 Il est rappelé ici qu’une vidéo TopoVideo constitue une œuvre, au sens des articles L. 111-1 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle, protégée comme telle par les dispositions dudit code, qui y sont applicables.

Sauf stipulations contraires, TopoVideo conserve la propriété intellectuelle de ses créations (savoir-faire, inventions brevetables, droits d’auteur, marques…) qui ne peuvent être utilisés, représentés, communiqués, exécutés, modifiés,  adaptés ou traduits sans son autorisation écrite et préalable. En tout état de cause, le Client ne fera usage des vidéos que conformément au but pour lequel ils lui ont été transmis.

14.2 Dans le cadre de la réalisation de ses prestations, TopoVideo concède au Client une licence d’utilisation de ses créations dans les conditions définies au devis ou aux conditions particulières. TopoVideo concède au Client, qui l’accepte, une licence non exclusive et non cessible d’utilisation des créations définies au devis comportant le droit de les diffuser en France pour ses besoins propres via le Web ou tout mode de communication interne.

Par accord expresse de TopoVideo et suivant des modalités de facturation à convenir le Client peut utiliser, dans le cadre d’une démarche marketing, les dessins isolés du produit créé par TopoVideo.

Toute modification ou autre utilisation des créations est soumise à l’accord exprès de TopoVideo.

14.3 La musique libre de droit se réfère à des productions musicales dont il est possible d’acquérir une licence d’utilisation. Une fois cette licence achetée, Il est possible d’utiliser le morceau autant de fois souhaitable sans avoir à payer de redevance supplémentaire. C’est sur ce principe que fonctionne TopoVideo.

Pour cela, TopoVideo utilise le site http://audiojungle.net. Le Client déclare connaître et accepter les conditions d’utilisation de ces productions musicales et s’engage à en respecter les termes.

14.4 TopoVideo – en sa qualité de responsable de traitement – collecte et traite des données personnelles du Client.

En communiquant des données à caractère personnel, le Client accepte et consent que ses données soient utilisées pour les finalités suivantes :

-        Gestion des commandes, livraisons, facturations

-        Suivi des demandes du Client

Aucune utilisation de ces données ne sera faite par TopoVideo au-delà de ces traitements et finalités, sauf accord préalable et exprès du Client concerné. Les données personnelles ne seront pas transmises à des partenaires commerciaux et publicitaires.

Le Client dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification, et de suppression des données le concernant et peut également exercer à tout moment son droit d’opposition à son traitement conformément à la législation applicable. Pour exercer ce droit, il lui suffit de contacter TopoVideo aux coordonnées figurant en entête des conditions particulières/devis, sur ses factures ou sur son site Internet. Le Client  a également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Le Client dispose également du droit de définir des directives générales ou particulières relatives au sort de ses données à caractère personnel en cas de décès. Les directives particulières peuvent être enregistrées auprès de TopoVideo ou d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Le Client a la possibilité de modifier ou supprimer ces directives à tout moment.

Les données personnelles du Client pourront être conservées par TopoVideo pendant la durée nécessaire au traitement au regard des règles de prescriptions fiscales et commerciales.

Sur demande, TopoVideo fournit, sans frais, les informations relatives aux données personnelles stockées concernant le Client.

Les demandes doivent être accompagnées de la copie d’un justificatif d’identité de la personne concernée.

Tel qu’évoqué, l'utilisation des données personnelles du Client à d'autres fins, ou leur cession à des tiers, ne sera seulement possible que si le Client a expressément donné son accord.

Article 15 : Nullité d’une clause - Exécution

15.1 Si l’une quelconque des dispositions des présentes était annulée, cette nullité n’entraînerait pas la nullité des autres dispositions qui demeureront en vigueur entre les parties.

15.2 Le fait que l’une des parties ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des présentes conditions ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

Article 16 : Droit applicable et attribution de juridiction

16.1 Les présentes conditions générales de prestation sont établies en Français et sont applicables en France et dans le monde entier, elles sont soumises à la loi Française. La langue des présentes et des relations entre les parties est le français.

16.2 Les parties conviennent que toutes les actions engagées au titre des présentes se prescrivent par deux ans en application de l’article 2254 du Code civil.

16.3 Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable les contestations qui pourraient surgir de l’interprétation de l’exécution ou de la fin des présentes dans les 15 jours qui suivent la date de survenance desdites contestations.

A défaut d’accord amiable, le Tribunal de Commerce de Rouen est seul compétent pour connaître tous litiges ou  contestations relatifs aux prestations ainsi que ceux relatifs à l’interprétation des conditions générales et à la fin des relations entre les parties, pour quelque cause que ce soit. Toute clause contraire est réputée non écrite et s’efface devant la présente attribution de compétence qui s’applique à toute contestation, de même qu’en cas d’appel en garantie et/ou de pluralité de défendeurs.